ทำยังไงดี..ทำงานไม่ทัน

Posted by on Dec 22, 2011 in Design management, Let's Talk! | Comments

จงเป็นผู้กำหนดเกมส์ อย่าเล่นในเกมส์คนอื่น

เคยได้ยินสำนวนอะไรทำนองนี้ไหมครับ? สำหรับผมเองนั้น มันใช่ยิ่งกว่าใช่  เพราะเชื่อว่านักออกแบบร้อยทั้งร้อย เคยเจอสถานการณ์บีบคั้นเรื่องการทำงานไม่ทัน  ยิ่งงานประเภทเรานั้น จังหวะที่มันตันนี่ มันตันจริงๆ ยิ่งเร่งยิ่งลนลาน จะคั้นยังไงก็ไม่ออกแน่ๆ

แล้วเราควรทำอย่างไร? ง่ายมากครับ

จงกำหนดตารางการทำงาน   โดยเฉพาะกำหนดส่งงานในแต่ละขั้น  ซึ่งเป็นเรื่องที่ทุกคนคงเคยได้รับการสั่งสอนมาตั้งแต่ตอนเรียน แน่ๆ แต่อย่าว่าอย่างนั้นอย่างนี้เลย ตัวผมเองก็ไม่เคยทำในสมัยเรียน แต่พอทำงานเข้ามากๆ เข้า ก็พบว่า การที่เราไม่กำหนดตารางการทำงาน มีแต่จะทำให้ชีวิตยุ่ง และวุ่นวาย
วิธีสังเกตุคนประเภทนี้ง่ายๆ คือ ให้ลองนัดอะไรก็ได้ล่วงหน้าดู เช่น “มะรืนนี้ นัดไปที่….. กันไหม?” เขามักจะตอบมาว่า “ยังไม่แน่ใจ เลยว่าวันนั้นจะว่างไหม” อะไรทำนองนี้  ที่เป็นแบบนั้นเพราะอะไร?  เพราะไม่กำหนดชีวิตตัวเองไงครับ

หากเราทำตารางการทำงานเป็นประจำแล้วละก็ คุณแทบจะรู้อนาคตแบบนอสตราดามุสเลยทีเดียว ว่าอีก 7 วัน / 7 เดือน / 7 ปี ข้างหน้าคุณจะเป็นอย่างไร?  ทำอะไร? และการกำหนดเป้าหมายหรือตารางการทำงานนี่แหละครับ มันจะทำให้การทำงานง่ายขึ้นเป็นกอง แต่ย้ำว่าการกำหนดนี่  คุณต้องเป็นผู้กำหนด นะครับ งานถึงจะง่ายขึ้นเป็นกอง ทำไมหรือครับ ลองนึกภาพตามนะครับ
สมมติว่าคุณไปรับงานออกแบบมา 2 งาน แล้วคุณไม่กำหนดว่าจะส่งงานในแต่ละขั้นเมื่อไหร่ (ประมาณว่าเสร็จก็ส่ง อารมณ์นั้น) แล้ว วันดีคืนดี ลูกค้าคุณก็โทรมาทั้งคู่ ว่าต้องการงานในอีก 2 วันข้างหน้า คุณคงไม่กล้าปฏิเสธลูกค้าที่แสนดี ถูกไหมครับ แต่ผลที่ตามมาคืออะไร? คือคุณก็ต้องปั่นงานจนเช้าละครับ ถึงจะทัน

สถานการณ์เช่นนั้น คือ ลูกค้าเป็นผู้กำหนดเกมส์ครับ ลองกลับกันดู ว่าถ้าเรากำหนดเกมส์เองจะเป็นอย่างไร วิธีกำหนดเกมส์เอง ก็ง่ายมากๆ คือให้คุณกัดฟันนัดไว้เลยล่วงหน้าเลยว่า คุณจะส่งงานลูกค้าคนแรกอีก 5 วัน ลูกค้าคนที่สองอีกซัก 7 วัน  สบายไหมครับ คุณรู้อนาคตแล้วนี่ครับ ไม่ต้องมาพะวงว่าลูกค้าจะโทรมาของานคุณวันไหน เพราะได้ตกลงกันไว้แล้ว

ยังไม่พอ หากเกิดกรณีสุดวิสัยคุณทำงานไม่ทันจริงๆ คุณยังมีโอกาสโทรไปเลื่อนนัดได้ก่อนวันที่ได้นัดหมายไว้  โดยที่ลูกค้าส่วนใหญ่ก็พอจะยอมรับได้ เพราะเราขอเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เราเองเป็นผู้กำหนด
ซึ่งต่างจากกรณีที่ลูกค้าระบุวันมา แล้วเราโอดโอยขอเลื่อนขอผัดผ่อนเป็นอย่างมากครับ แบบนั้นลูกค้าร้อยละร้อยคงยอมรับไม่ได้เพราะเหมือนคุณปฏิเสธ สิ่งที่ลูกค้าร้องขอ

ก็ง่ายๆ แค่นี้ครับ อยู่ที่ตัวคุณเองเท่านั้น ว่าจะทำได้หรือไม่

ปีหน้าฟ้าใหม่ ลองหัดใช้ iCal / Outlook กำหนดเกมส์ดูครับ ชีวิตจะง่ายขึ้น

หมายเหตุ : ภาพจาก http://www.sxc.hu/photo/986313


 

Comments

  1. Mob Tanagon says:

    บทความดีๆอย่างนี้ ทำไมผมเพิ่งมาเจอนะ >: )